《番茄工作法图解》作者亲身讲解:这些最佳实践可以帮你筛选出那个最重要的任务

本报道根据QCon上海2015大会上Staffan Nöteberg的主题演讲内容整理而成。Staffan Nöteberg是畅销书《番茄工作法图解》的作者,本次演讲的主题为《Pixalut优先级方法——统筹安排,优化效率》,针对“如何排列任务优先级”这个话题进行了分享。

Staffan出生在瑞典,常年生活在土耳其的伊斯坦布尔。无论是同样来自瑞典的乒乓球选手Jan Ove Walder还是足球教练Sven-Goran Eriksson,还是诺贝尔奖得主屠呦呦乃至于诺贝尔本人,都有非常多的任务要完成。我们每个人每天也有很多任务要完成,可能是读一本小说,可能是给两 周没联系的妈妈打电话,可能是汽车坏了要去修理,等等。再多的任务也可以去完成,但你在同一个时间段里无论如何也只能去做一件事。这就是为什么我们需要排 列任务优先级——“排优”!

番茄工作法中需要的工具只有一个厨房钟和三张清单,三张清单分别列出“所有待办事项”、“今日待办事项”以及“已完成事项”。整个流程操作起来就像 是“把时间装进盒子里”的感觉:每天早晨,你从“所有待办事项”的清单里面挑选出一些放入今天的“今日待办事项”列表,然后从这个列表里面选一项,扭开时 钟,把25分钟的专注时间放在这一项任务上,25分钟结束后休息3分钟。如果严格执行番茄工作法,则每一个选择-专注-休息的循环都在半小时以内,可以快 速迭代,类似小步快跑。列表清单最佳的选择是写在纸上、挂在白板上,因为有直接用手指操作移动的触感,因此有更好的亲和力(人们之所以喜欢用智能手机,很 大一部分原因就是感受那种手指直接改变事物的过程),而且还可以作为公示之用。

“排优”的过程会面临很多挑战,让人难以挑选出唯一的一件任务,比如:

  • 任务太多
  • 任务背后来催的人太多,每个来催的人都着急想要你完成他们看重的那件事
  • 对不同任务完成之后实现的目标难以评估
  • 有些任务之间有依赖性,比如必须完成A之后才能做B
  • 对任务风险的担忧,比如是否会造成经济损失
  • 有些任务有确定的接受者,比如客户;有些任务则没有,比如写作

下面我会介绍一些“排优”过程中的最佳实践。

  1. 清单内容要精准,减少任何可能造成歧义的元素。比如,有人喜欢给清单分类,比如分成很重要的、不那么重要的、更加不重要的——这些分类完全没有必 要。只要给任务标注1、2、3、4,按顺序排列即可。清单的顺序一定程度上代表了任务内容的重要性,只需要时常去回顾、调整顺序即可。
  2. 不要先进先出。这个清单并不需要在意任务进入列表的时间,而仅仅在意他们的价值。
  3. 对于大任务需要拆分的,只把立刻要做的拆分掉,以后要做的先不管它。
  4. 大任务拆分之后变成的一些小任务,可以把不重要的部分移除。
  5. 无论如何,保持“今日待办清单”越短越好,而“正在做的任务”在任何时候只能有1个。
  6. 如果有三个不同的任务,如果集中一周能做完A,再集中一周能做完B,再集中一周能做完C,则如果每周在三个任务之间切换着做,总共会需要四周的时间。
  7. 队列理论(Queue Theory)告诉我们,当前进行中的任务越短,则迭代的频率越快。
  8. 为不同的场景制定清单。比如,一个清单可以叫做“在电脑上做的任务”,另一个清单可以叫做“在公交车上做的任务”。
  9. 有关重要+紧急、重要+不紧急、不重要+紧急、不重要+不紧急四象限的思考:人们都知道聪明的做法是优先做重要+不紧急的事情,但为什么人们往往 做的事情都是不重要+不紧急的事情呢(比如刷微博微信)?因为除了这个四象限之外我们还可以画出另一个四象限,叫做简单+有趣、简单+无聊、困难+有趣、 困难+无聊的四象限。有一个单词“prenaissance”专门用来形容这个情况,就是人们本能的会选择简单+有趣的组合,避开困难+无聊的组合。应对 这个情况,我们可以多用一些其他的元素来协助我们的理性,比如这个象限:任务完成难易度 vs 任务完成后造成的影响大小。有人尝试用积分榜,不过我觉得积分榜太抽象了,干扰了人类的直觉,不如图形化的象限图好用。

如何评估任务完成后造成的影响大小呢?我有个朋友跟我介绍了一个“另一个我”的方法:

这个图的意思如下:最上面的这个“我”,做了一家软件公司,为物流系统做软件,以更好的调配卡车运输。然后,卡车将物资运到了需要物资的场所,比如商店、超市等等。然后,右下角这个“另一个我”去超市买到了自己需要的物资。

“另一个我”的理论是这样说的:如果从“这个我”到“另一个我”之间的距离超过3步,那么你也许应该考虑换个工作,否则恐怕并不容易感到自己工作的重要性。

人们常说工作要“有成效”(effect),但很多人都没有准确理解“有成效”的意思。很多人把有成效当作了“有效率”(efficiency), 就是“快、快、再快一些”,把快速做事当作了目标。这是最低级的。有些人则把有成效当作了“有产出”(productivity),把这个做完、再把那个 做完,这是把“完成”作为目标。这个比单纯的有效率要更好一些。而真正的“有成效”(effectiveness),是要造成影响,给事物带来改变,带来 更多的价值。“第一个我”做的事情,有没有给“另一个我”带来价值?如果你的工作有成效,答案应该是肯定的。

总结来说,在使用番茄工作法的过程中,迭代应该是敏捷的,操作应该是可视化的、有触感的、可以方便的跟人共享的;在任务优先级排列的考量中,要多思考任务的成效。没有两件任务在同一个时间下是同等重要的,利用你的直觉和一些可视化的工具,决定那最重要的一个吧!

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